7 stratégies pour gérer les réunions de dernière minute

 

7 stratégies de survie face aux réunions imprévues

Vous êtes-vous déjà retrouvé à devoir vous démener pour organiser une réunion à la dernière minute ? Ne serait-il pas agréable que si et quand cette situation décourageante se présente, vous soyez bien préparé avec toutes les informations nécessaires à portée de main ? C’est pourquoi j’ai élaboré les sept stratégies de survie suivantes pour vous aider à planifier l’inévitable, car vous savez aussi bien que moi que cela arrivera  » un jour « . Utilisez-les la prochaine fois que vous devrez planifier une réunion sans préavis.

 

Stratégie de survie n°1 : remettez en question le besoin de réunion

Avant de sauter en pilote automatique pour lancer votre organisation de réunion de dernière minute, remettez en question la demande. Puisque la décision d’organiser une réunion demande une réflexion sérieuse en raison des coûts impliqués, tant directs qu’indirects, vérifiez à nouveau la justification de la tenue de la réunion. Développez quelques questions pertinentes à poser et cherchez à savoir si une alternative de réunion, comme une téléconférence, permettrait d’obtenir les mêmes résultats.

 

Stratégie de survie n°2 : connaître l’essentiel

Si la réunion doit vraiment avoir lieu, assurez-vous de prévoir l’essentiel :

  • quel est l’objectif de la réunion ? 
  • où doit-elle se dérouler, sur site ou hors site ? 
  • quand est-elle prévue ? 
  • quel est l’ordre du jour de la réunion ? 
  • qui doit être invité ? 
  • quels sont les rafraîchissements et les collations nécessaires ? 
  • quels matériels et équipements spécifiques sont nécessaires ? 
  • quels arrangements de voyage et d’hôtel, le cas échéant, sont nécessaires ? 
  • quel est le budget de la réunion ?

Pour ce qui est du budget, rappelez à votre patron que la bonne qualité, l’achat de dernière minute et le bon marché ne sont généralement pas en corrélation. La réalité est que les prix de dernière minute peuvent très bien avoir une prime.

 

Stratégie de survie n°3 : développez des listes de contrôle

Les listes de contrôle devraient être l’ange gardien de chaque planificateur de réunion. Elles sont là pour aider en cas de problème et éviter toute panique inutile. Avec les centaines de pièces qui composent le puzzle de la réunion, la seule façon de les assembler et de garder un œil sur tous les détails est d’utiliser une liste de contrôle. Devenez un maître des listes de contrôle. 

 

Stratégie de survie n°4 : créez une liste de contacts

En cas d’urgence, qui appelez-vous ? Probablement la personne la plus compétente pour résoudre votre problème et qui figure dans votre répertoire. Considérez vos besoins en matière d’installations, de restauration, d’audiovisuel, etc. Dressez une liste avec les numéros de téléphone, y compris les téléphones portables, les télécopieurs et les adresses électroniques. Mettez cette liste à jour chaque année, car les contacts et leurs informations peuvent changer. Incluez également les ressources utiles des sites web au fur et à mesure que vous les trouvez, mais n’oubliez pas de les vérifier au préalable.

 

Stratégie de survie n°5 : établissez des relations

N’attendez pas d’avoir besoin d’une faveur de la part de quelqu’un, trouvez plutôt continuellement des moyens de constituer l’équipe idéale ou un réseau de soutien. Constituez une base de contacts d’autres professionnels des réunions, de fournisseurs, de vendeurs que vous pouvez appeler à la dernière minute pour vous aider. Prenez le temps de discuter de leurs stratégies et ressources pour faire face aux réunions de dernière minute et ajoutez ces informations à votre  » kit de survie « . N’oubliez pas d’inclure vos collègues de travail susceptibles d’intervenir au pied levé.

 

Stratégie de survie n°6 : développez des plans de secours

Plus vos plans sont imprévus, plus les chances sont grandes qu’un grain de sable vienne enrayer la machine. Alors, quelle est votre solution de secours ? Si vous n’en avez pas, tous vos plans originaux pourraient être réduits à néant en un instant, et vous devrez vous démener encore plus qu’avant pour mettre en place une deuxième stratégie. Ayez un plan B prêt dans les coulisses, au cas où vous en auriez besoin. Encore une fois, plus vous serez minutieux, plus la probabilité de réussir ce miracle sera grande.

 

Stratégie de survie n°7 : apprenez à rire

Garder le sens de l’humour vous évitera certainement de vous énerver, de vous mettre en colère et d’être frustré par ces managers désorganisés qui laissent les choses à la dernière minute et attendent de vous l’impossible. Apprenez à rire d’eux et de vous-même pour garder une perspective plus saine de la vie. Si rien d’autre n’est fait, rappelez-vous que le rire est une excellente technique de survie bonne pour votre santé et qui vous aidera à réduire le stress et les niveaux de pression artérielle.

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