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Des vidéoconférences réussies peuvent aider votre entreprise à économiser du temps et de l’argent. En même temps, elles augmentent l’efficacité de votre communication. Voici quelques conseils à appliquer si vous souhaitez réussir vos prochaines conférences virtuelles.
Ayez une bonne stratégie organisationnelle
La majorité des professionnels ont tendance à négliger l’importance d’avoir une bonne stratégie organisationnelle lorsqu’il s’agit de mettre en place un processus de communication. C’est aussi le cas avec les conférences en visio.
Voici quelques normes stratégiques à définir en amont pour profiter pleinement des différents avantages de la visio :
- ayez une solution unifiée ;
- élaborez une ligne directrice de communication avec des règles ;
- déterminez le flux de travail et la configuration les plus productifs ;
- mettez vos solutions à l’épreuve avec l’équipe de la direction.
Vous avez une directive sur la façon dont les vidéoconférences doivent être menées et que les collaborateurs voient leurs supérieurs mettre en œuvre les règles pour maximiser la vidéoconférence ? Il y a de fortes chances que l’ensemble de votre équipe se joigne à cela.
Munissez-vous d’un logiciel de visioconférence
En ce qui concerne les éléments de visioconférence, rien n’est plus important que l’application et les ressources. Il existe de nombreuses options intéressantes sur le marché. Comme chaque entreprise est différente, il faut tenir compte de tous les besoins spécifiques.
Toutefois, vous pouvez toujours tester quelques logiciels différents avant de faire votre choix. Outre le fait d’avoir une bonne caméra de visioconférence, voici les principaux éléments à prendre en compte lorsque vous choisissez le meilleur logiciel pour votre entreprise :
- facilité d’utilisation ;
- intégration avec d’autres ressources ;
- outils disponibles ;
- abordabilité ;
- support.
Pour plus d’efficacité, il vous est fortement recommandé d’opter pour un logiciel de visioconférence robuste.
Mettez en place les bons réglages
Avant de lancer votre prochaine visioconférence, il y a certains réglages à faire. Évitez à tout prix le rétroéclairage des lumières et des fenêtres. Cela va rendre votre vidéo mal éclairé. A la place, placez-vous dans un endroit correctement éclairé, calme et loin des bruits. Assurez-vous de minimiser les distractions et les encombrements sur votre bureau :
- éteignez votre téléphone, votre télé, votre enceinte musique ;
- fermez les portes et les fenêtres pour éviter que les bruits de l’extérieur viennent vous déranger et vous évitent de bien entendre durant votre visioconférence ;
- mettez-vous à l’aise : choisissez une place et des vêtements confortables.
