L’embauche d’employés en télétravail peut sembler une entreprise risquée. Un plus grand éventail de talents est à votre disposition, certes, mais vous devez également vous occuper de la façon de conserver le personnel à la tâche, efficace et apte à communiquer clairement. Avoir sous sa responsabilité des équipes à distance exige à la fois un état d’esprit et un ensemble d’outils différents de ceux d’un bureau physique. Heureusement, le Cloud contribue à faire tomber les barrières qui se dressent entre les collaborateurs à distance et le reste de leurs équipes. Dans le passé, les équipes à distance étaient gérées via de multiples et longues chaînes d’e-mails. Suivre tout le monde et leur productivité individuelle devenait un cauchemar. Aujourd’hui, les choses ont évolué, car tous les outils dont vous avez besoin sont à portée de main.

 

Communication

La communication régulière est la clé d’un lieu de travail efficace. Plusieurs applications basées sur le Cloud sont disponibles pour donner aux employés en télétravail une véritable sensation de vie au bureau. Ces applications fonctionnent essentiellement comme des salons de discussion dotés de fonctions intégrées réservées aux entreprises. La plupart des services comprennent des applications mobiles pour que les travailleurs puissent rester en contact pendant leurs déplacements. L’application la plus populaire à cet effet est probablement Slack. La version de base est gratuite, conserve une archive des 10 000 derniers messages et comprend 10 intégrations de services, essentiellement des applications tierces. 

 

Gestion de projet

Les outils de gestion de projet basés sur le Cloud vous permettent de déléguer des tâches aux employés et de suivre leur progression. L’interface principale consiste habituellement en un tableau qui répertorie chaque projet et les tâches associées sur des cartes de notes ou des post-it (numériques, dans ce cas). En termes plus simples, lorsqu’une tâche progresse de la planification à l’achèvement, sa carte se déplace vers la droite. Le chef de projet peut attribuer des tâches, créer des équipes et fixer des échéances.

Une multitude d’options sont disponibles en fonction de votre méthode de développement préférée, mais parmi les grands noms figurent Trello, Jira, Basecamp, ProjectManger.com et Asana. 

 

Collaboration

La capacité de collaborer sur le code, les documents, les présentations et tout ce sur quoi vous travaillez sera essentielle pour une main-d’œuvre à distance. Pour de nombreux objectifs, les outils de collaboration gratuits sont plus que suffisants pour faire le travail. Google Docs fonctionne très bien pour éditer la plupart des documents texte et des feuilles de calcul. Si vous recherchez une interface dotée de fonctionnalités plus robustes et un plus grand contrôle sur les autorisations des utilisateurs, Hackpad offre des niveaux gratuits et payants. Evernote permet aussi la collaboration sur son interface. Github est suffisant en tant que dépôt de code et système de contrôle de version rapide et facile. 

 

Stockage

Pour commencer, rappelez-vous que le stockage sur Cloud et la sauvegarde sont deux choses différentes. Le stockage est simplement un endroit où ranger des fichiers, mais ces fichiers ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui se trouvent sur votre disque dur. Le stockage est utilisé pour mettre des fichiers sur le cloud auxquels tout le monde dans votre équipe ou des personnes spécifiques dans votre équipe. Google Drive et Dropbox suffisent souvent, mais ne sont pas toujours les plus sécurisés. Si la sécurité est une préoccupation, vous pouvez soit crypter les éléments avant de les télécharger avec des programmes comme BoxCryptor et Viivo, soit trouver une autre solution. 

 

Sauvegarde

Si vous devez sauvegarder les postes de travail de chaque membre de l’équipe, envisagez de souscrire un abonnement à une solution de sauvegarde en ligne d’entreprise. Cela vous permettra de stocker le contenu de plusieurs ordinateurs sur un seul compte et de vous assurer que les sauvegardes de chaque employé sont à jour via un seul tableau de bord. La sauvegarde dans le Cloud représente la meilleure solution pour les entreprises qui possèdent les ordinateurs de leurs employés, mais elle n’est pas nécessaire et dans certains cas, illégale, pour les employés qui travaillent depuis leurs ordinateurs personnels. IBackup est la meilleure solution d’entreprise que nous ayons testée jusqu’à présent. Elle est dotée d’une sécurité de premier ordre, de comptes pour faciliter la gestion de plusieurs appareils, de vitesses de téléchargement rapides et de compléments utiles comme les sauvegardes locales et de serveur. Lisez notre revue complète d’IBackup.

 

Rester sécurisé

Avant de vous lancer dans la création de comptes sur tous vos nouveaux outils de bureau virtuel, gardez à l’esprit la sécurité. N’utilisez pas le même mot de passe pour tous vos comptes administrateurs, de peur qu’ils ne soient tous piratés en même temps. Pour vous aider à garder une trace de tous ces mots de passe, au lieu de les mémoriser, procurez-vous un gestionnaire de mots de passe.

 

N’en faites pas trop

Dans votre démarche pour constituer l’équipe en ligne idéale avec les derniers et meilleurs outils pour le travail, il est facile d’en faire trop. En réalité, il est préférable de limiter au maximum le nombre d’outils et de services.